POSDCOORB เทคนิคการบริหารงาน GuLick & Urwick
มีการศึกษา เรียนรู้ ใช้ ในวงการต่างๆมานาน โดยเฉพาะวงการศึกษานำมาใช้ในการบริหารการศึกษาอย่างกว้างขวาง ประกอบด้วยวิธีการจัดการ 7 ขั้นตอน ดังนี้
PLANNING การวางแผน
เป็นเทคนิคกระบวนการบริหารที่สำคัญจำเป็นต้องทำเป็นขั้นตอน ด้วยความประณีต ระมัดระวัง มีความหมายสำคัญ ดังนี้
การวางแผนเป็นการใช้สามัญสำนึกอย่างมีเหตุผล
การวางแผนเป็นการมองปัญหาที่มีอยู่และพยายามหาวิธีการแก้ไขปัญหานั้น
การวางแผนเป็นการหาทางเลือกที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานใดๆ ภายในเวลาที่กำหนด
การวางแผนเป็นการจัดสรรทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การวางแผนเป็นความพยายามต่อเนื่องในการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย
การวางแผนเป็นการใช้ความรู้ความสามารถวินิจฉัยเหตุการณ์ต่างๆ ในอนาคต
กิจกรรมการวางแผน 6 กิจกรรม คือ
การกำหนดวัตถุประสงค์
การกำหนดทางเลือก
การกำหนดวิธีการบริหารทรัพยากร
การกำหนดวิธีการดำเนินงาน
การกำหนดวิธีการควบคุม
การกำหนดวิธีการประเมินผล
ขั้นตอนในการวางแผน
ขั้นเตรียมการ เป็นการเตรียมข้อมูล บุคลากร ทรัพยากร วัตถุประสงค์ เป้าหมายในการดำเนินการ รวมทั้งสรุปผลการดำเนินงานที่ผ่านมา
ขั้นวิเคราะห์สรุป วิเคราะห์ข้อมูล ข้อเท็จจริงต่างๆ
ขั้นดำเนินการวางแผน กำหนดว่าจะทำอะไร What อย่างไร how ใครทำบ้าง who ที่ไหน where และเมื่อไหร่ when
ขั้นประเมินผล เป็นการสรุปผลการวางแผน เช่นบอกเวลาที่ได้รับทั้งทางตรง และทางอ้อม ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น สุดท้ายนำเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ
ORGANIZING การจัดองค์กร
การจัดองค์กร เป็นภารกิจของหน่วยงาน องค์การ ที่จะร่วมกันจัดรูปงานเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นมีเป้าหมายที่แน่นอน มีการจัดการที่เป็นรูปแบบ ทุกคนในหน่วยงานมีความรู้ ความเข้าใจกลไกการดำเนินงานภายใต้ระบบขององค์กรอย่างชัดเจน
เอกภาพในการบังคับบัญชา Unity of command การจัดองค์กรจำเป็นต้องกำหนดเส้นทางเดินของงาน ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสุดท้ายของการทำงาน อำนาจในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย ความมีประสิทธิภาพขององค์กรนั้น เอกภาพในการบังคับบัญชามีความสำคัญ หน่วยงานต้องจัดให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน ส่วนต่อการปฏิบัติ และรายงาน การวิเคราะห์ประเมินผล สิ่งสำคัญในการสร้างความเป็นเอกภาพในการบังคับบัญชา อยู่ที่ความชัดเจนในการวินิจฉัยสั่งการ การรับรู้ในความรับผิดชอบร่วมกันของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติ การรับรู้เป้าหมาย วัตถุประสงค์สูงสุดของงาน โดยหลักเกณฑ์ เงื่อนไงที่ผ่านการวิเคราะห์ วางแผนมาเป็นอย่างดีแล้ว
องค์ประกอบในการจัดองค์กร
ภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์กร
ขอบข่าย ความรับผิดขอบของงานในองค์กร
สายการบังคับบัญชา การเลื่อนไหลของสายงาน
จำนวนบุคลากร หรือผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน แต่ละหน้าที่
การประเมินผลและการควบคุมงาน
ลักษณะองค์กรที่มีความสำคัญในปัจจุบัน 2 ส่วน คือ
1. การจัดองค์กรในภาคราชการ Bureaucratic Section ภาคราชการให้ความสำคัญกับโครงสร้างการบริหาร การจัดลำดับชั้นของสายการบังคับบัญชา ลำดับขั้นการตัดสินใจเป็นรูปเจดีย์ คือ ผู้บริหารสูงสุดอยู่ยอดแหลมของเจดีย์ แล้วมีผู้มีอำนาจ ตามภารกิจ รองลงมาตามลำดับ จนถึงหน่วยปฏิบัติ การดำเนินงานเน้นที่ความสำเร็จของงานเป็นประเด็นหลัก
2. การบริหารงานธุรกิจเอกชน Private Section ภาคธุรกิจเอกชนจะไม่ซับซ้อนเหมือนภาคราชการ องค์การจะมีปลายแหลมที่ยอด แต่ฐานจะแยกเร็วกว่าของภาคราชการ เอกชนจะเน้นที่ภาคบริการ ความพอใจของลูกค้า มากกว่าความสำเร็จของงาน ดังนั้น การจัดองค์การจึงมีลักษณะเหมือนหมวดนักรบไทยโบราณ ผู้จัดการ หรือเจ้าของกิจการอยู่บนยอด และมีผู้ปฏิบัติหรือรองผู้จัดการอยู่ในขั้นรองลงมาไม่มากนัก ส่วนผู้ปฏิบัตินี้จะมีตั้งแต่รองผู้จัดการลงไป
STAFFING การบริหารงานบุคคล
การบริหารงานบุคคล Staffing หรือ Personnel Administration หรือ Personnel Management หมายถึง การดำเนินงานเกี่ยวกับบุคคลในการทำงานในหน่วยงานหรือ องค์การเพื่อให้บุคคลมาปฏิบัติงานตามที่ต้องการ และให้บุคคลได้ปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งมีกระบวนการสำคัญ ดังนี้
การกำหนดนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล เพื่อเป็นกรอบในการบริหาร นโยบายจะเริ่มตั้งแต่แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ นโยบายรัฐบาล นโยบายในแผนพัฒนาระดับกระทรวง มติคณะรัฐมนตรี ส่วนภาคธุรกิจเอกชน เน้นที่นโยบายและระเบียบที่จำเป็นแก่การดำเนินงาน
การวางแผนกำลังคน Man Power Planning เป็นกระบวนการวางแผนว่าหน่วยงานมีกำลังคนกี่คน แต่ละคนปฏิบัติหน้าที่อย่างไร ความรู้ความสามารถด้านใดบ้าง เพื่อความเหมาะสมกับงาน ซึ่งเริ่มตั้งแต่แผนความต้องการ แผนการให้ได้มาของกำลังคนและแผนการใช้กำลังคน
การจัดบุคคลและการสรรหาบุคคลให้ดำรงตำแหน่ง Placement & Recruitment
การสรรหาบุคลา เป็นกระบวนการที่จะประชาสัมพันธ์หน่วยงานเพื่อให้ได้บุคคลที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมสำหรับองค์กร ให้มาสมัคร เพื่อคัดเลือก Selection คนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมที่สุดเข้าร่วมปฏิบัติงานในองค์กร
การจัดบุคคล Placement หมายถึงการจัดบุคคลที่ผ่านการคัดเลือก ให้ดำรงตำแหน่งที่หน่วยงานวางแผนไว้แล้ว เพื่อให้บุคคลปฏิบัติหน้าที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรสูงสุด
การพัฒนาบุคลากร Human Resource Development เป็นกระบวนการเกี่ยวกับการเพิ่มพูนความรู้ความสามารถของบุคลากรที่จะปฏิบัติงานในองค์กร การพัฒนาบุคลากรสามารถพัฒนาโดยองค์เอง หรือ ให้หน่วยงาน อื่นช่วยพัฒนาก็ได้ ทั้งนี้ ยึดความรู้ความสามารถที่บุคลาที่ได้รับ เป็นประโยชน์ต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงแก่องค์กร
การให้เงินเดือนและค่าตอบแทน Salary or Compensation ถือเป็นภารกิจสำคัญที่ผู้บริหารเจ้าของกิจการ ต้องจ่ายให้ข้าราชการ หรือลูกจ้าง เพื่อเป็นค่ายังชีพ ทดแดนการทำงาน ถือเป็นรางวัลสำหรับการทำงาน การให้ค่าตอบแทน เงินเดือน โดยยึดถือระบบคุณธรรม ดังต่อไปนี้
หลักความสามารถ Competence ยึดผลงานตามความสามารถเหมาะกับเงินค่าตอบแทน
หลักความเสมอภาค Equality ให้โอกาสคนเสมอกันไม่เลือกชั้นวรรณะ
หลักความมั่นคง Security ถือว่าการเข้าทำงานในองค์เป็นอาชีพอาชีพหนึ่ง การกำหนดค่าตอบแทนเงินเดือน ให้เหมาะสมกับการดำรงชีวิต การเข้า ออก จากงาน มีกฎหมาย กฎเกณฑ์รอบรับที่ชัดเจน เป็นธรรม
ความเป็นกลางทางการเมือง Political neutrality คือ การทำงานไม่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงทางการเมือง หรือการเปลี่ยนรัฐบาล
หลักสำคัญในการให้เงินเดือน คือ งานมาก งานยาก รับผิดชอบสูงให้เงินเดือนสูง งานน้อย งานไม่ยาก รับผิดชอบน้อย เงินเดือนน้อย
งานทะเบียนประวัติหรือข้อมูลบุคลากร เป็นงานธุรการของบุคคล ข้อมูลการเข้ามาทำงานของบุคลากร ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว การศึกษา การทำงาน การเลื่อนตำแหน่ง การพัฒนาศึกษาอบรม เงินเดือน งานข้อมูลทะเบียนประวัติมีความสำคัญมาก คนที่ออกจากงานเพื่อไปทำงานหน้าที่ตำแหน่งใหม่หากได้รับคำรับรองหรือหลักฐานการผ่านงานเดิมมาด้วย มัดได้รับการพิจารณาว่าเป็นผู้มีประสบการ มีความชำนาญต่างๆ ตามที่หน่วยงานต้องการ
งานประเมินผลการปฏิบัติงานหรือการพิจารณาความดีความชอบ การประเมินความดีความชอบของบุคคลเป็นวิธีการสำคัญที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ธรรมชาติของคนเมื่อทำงานไปย่อมเกิดความเฉื่อย เมื่อได้รับการประเมินผลเป็นระยะ และได้ขวัญกำลังใจย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
งานวินัย และการดำเนินงานทางวินัย เป็นกิจกรรมสำคัญในการควบคุมพฤติกรรมของบุคคลไม่ให้ทำความผิด แบบแผน ธรรมเนียมปฏิบัติขององค์กร เป็นภารกิจสำคัญของผู้บริหารในการสอดส่อง ดูและ ความประพฤติ การรักษาวินัยของบุคลากรในองค์กร ให้ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ เป้าหมายขององค์กรที่วางไว้ ถ้ามีบุคคลละเมิดต้องดำเนินการตามแบบแผนตามสมควร
สวัสดิการ ประโยชน์เกื้อกูล และสิทธิประโยชน์
การให้ออกจากราชการ และการรับบำเหน็จบำนาญ ข้าราชการ พนักงานองค์กรเอกชน มีข้อตกลง ข้อกำหนด อายุในการทำงาน เป็นข้อกำหนดข้อตกลงก่อนการทำงาน หรือการจ้างงาน การออกจากงานเป็นบทสุดท้ายของการบริหารงานบุคคล การออกจากงานมี 2 กรณีที่สำคัญ
ออกตามประสงค์พนักงาน เช่น ลาออก
ออกเพราะความต้องการของหน่วยงาน เช่น เกษียณอายุ ยุบเลิกตำแหน่ง ออกเพราะทำผิด ซึ่งองค์กรต้องให้ออกตามข้อตกลง
DIRECTING การอำนวยการ
หมายถึง การส่งเสริม ช่วยเหลือ ปรึกษา แนะนำ สั่งการ ประสานกิจกรรม การติดต่อ การมอบหมายภารกิจต่างๆ เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย หรือ แผนที่วางไว้
กิจกรรมอำนวยการที่สำคัญ จำแนกได้ดังนี้
การประสานงาน Coordinating
การตัดสินใจและสั่งการ Decision Makinh
การสั่งงาน Oder
การติดตามดูแลกำกับ และให้คำปรึกษา Supervising & Guiding
การสร้างขวัญกำลังใจ และแรงจูงใจ Moral and Motivating
การใช้ภาวะผู้นำ Leadership
การสร้างมนุษย์สัมพันธ์ Human Relation
การจัดระบบสื่อสารและการสร้างเครือข่าย Net Work and Communicating
การมอบหมายงานและการมอบอำนาจหน้าที่ Take Oder & Delegating
การส่งเสริมกิจกรรมอื่นๆ Supporting
COORDINATING การประสานงาน
การประสานงานหมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อ ให้ผู้ปฏิบัติรู้ถึงวัตถุประสงค์ และรายละเอียดของงานจนสามารถปฏิบัติหน้าที่ในลักษณะงานที่ได้รับมอบหมาย งานมีการร้อยรัดต่อเนื่องกันจนเสร็จสิ้นภารกิจของหน่วยงานที่ได้ร่วมกันวางไว้ มีลักษณะสำคัญดังนี้
1. การประสานงานเป็นกระบวนการหนึ่งในการบริหาร หมายถึง เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นตั้งแต่การวางแผน เรียกประสานแผน เพื่อให้คนวางรูปแบบการทำงานตามความรู้ความสามารถ เรียกว่า ประสานคน และประสานความเข้าใจทางความคิดเรียกประสานงานความคิด โดยเรียกการประสานทั้งหมด ว่า การประสานงาน
2. การประสานงานเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร หรือผู้จัดการ
3. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแสวงหาความร่วมมือ
4. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร
5. การประสานงานจะเป็นกิจกรรมที่อยู่ในทุกขั้นตอนของการทำงาน
6. การประสานงานเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการสื่อสัมพันธ์
วัตถุประสงค์ของการประสานงาน
ลดความขัดแย้ง ระหว่างผู้ปฏิบัติกับองค์กร
ช่วยให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงาน
เกิดประสิทธิภาพ ประหยัดแรงงาน เวลา และวัสดุอุปกรณ์
วิธีการประสานงานที่สำคัญ
การจัดทำแผนผัง กำหนดหน้าที่การงานของหน่วยงาน แผนภูมิ ป้ายทะเบียน เป็นต้น
จัดทำความสั่ง กำหนดหน้าที่ชัดเจน
ตั้งคณะกรรมการ ตามแผนงาน
ทำแผนปฏิบัติงาน และแผนควบคุมการปฏิบัติงาน
การกำหนดส่งงาน
การระบุการจัดสรรงบประมาณ การจัดกิจกรรม การควบคุมกิจกรรม
การจัดประชุม สัมมนา การกระจายข่าว
หลักการคัดเลือกผู้ที่เหมาะสมในการทำหน้าที่ประสานงาน
เป็นผู้ที่เข้าใจภารกิจองค์กรเป็นอย่างดี
เป็นผู้มีวุฒิภาวะ น่าเชื่อถือ เป็นผู้ใหญ่
เป็นผู้มีความรับผิดชอบสูง
เป็นผู้มีความสามารถในการสร้างมนุษย์สัมพันธ์
เป็นผู้มีศิลปะในการพูดโน้มน้าวใจคน
CONTROLLING การควบคุมงาน
การควบคุมงาน หมายถึง การดำเนินการในการกำกับดูแลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ การควบคุมงานมีลักษณะเป็นการกำหนดเกณฑ์ หรือ เป้าหมายของการปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้าแล้วเปรียบเทียบกับผลการปฏิบัติงานที่ปรากฏในด้านต่างๆ ดังนี้
ด้านปริมาณ Quantity
ด้านคุณภาพ Quality
ด้านเวลา Time
ด้านงบประมาณ หรือต้นทุน Budget or Cost
วิธีการควบคุมงานให้มีประสิทธิภาพ
กำหนดเกณฑ์มาตรฐาน หรือเป้าหมายการปฏิบัติงานในลักษณะที่ท้าทาย
จัดระบบติดต่อสื่อสารให้ทั่วถึง Net work ให้มีการประสานงานสอดคล้องต่อเนื่อง สามารถรายงานกิจกรรมได้ทันท่วงที
ควรใช้วิธีการควบคุมงานตามแผนงานบริหาร จุดประสงค์เป็นตัวชี้นำ M.B.O.
ควรใช้วิธีการควบคุมงานแบบง่ายๆ ไม่ซับซ้อน เห็นผลชัดเจนตามจุดสำคัญ
ให้กำลังใจอย่างเหมาะสมและสม่ำเสมอ
พยายามป้องกันพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ให้เป็นไปในเชิงบวก สร้างสรรค์
กิจกรรมควบคุมงานที่สำคัญ
กำหนดแผนผัง แผนภูมิควบคุมงาน ชัดเจน Bar Chart, Gantt chart
ใช้งบประมาณเป็นตัวควบคุมงาน
ควบคุมโดยกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ MBO
ควบคุมงานโดยใช้ห้องปฏิบัติการ
ปัญหาที่พบบ่อยในการควบคุมงาน
การจัดระบบงานขาดประสิทธิภาพ
การไม่ให้ความสำคัญของการควบคุมงานของผู้บริหาร
ขาดความรู้ เทคนิคที่เหมาะสมในการควบคุมงาน
ขากหลักเกณฑ์ มาตรฐานในการควบคุมงาน
ขาดการร่วมมือของผู้ปฏิบัติงาน
REPORTING การรายงานผลงาน
การรายงานผลงาน หมายถึง การที่ผู้มีหน้าที่เสนอผลของงาน หรือกิจกรรม ให้ผู้บริหาร หรือผู้ร่วมงานได้ทราย ซึ่งมีลักษณะสำคัญ 2 ลักษณะ
รายงานขณะปฏิบัติงาน เป็นการรายงานตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน ซึ่งกำหนดไว้ในแผนปฏิบัติงาน การรายงานอาจรายงานด้วยวาจา หรือ ด้วยลายลักษณ์อักษร ปัจจุบัน มีการรายงานสู่สาธารณชน เช่น ทางสื่อมวลชน เพื่อสร้างความเข้าใจ ความพอใจแก่ประชาชน
การรายงานเมื่อสิ้นสุดแผนงาน เป็นการรวบรวมผลการดำเนินงานทั้งหมด สรุป เป็นรายงานผลการดำเนินงาน
สิ่งที่จำเป็นควรเน้นพิเศษในการรายงาน
1. รายงานเป็นกระบวนการ INPUT PROCESS OUT PUT
2. รายงานการใช้ทรัพยากร มีการใช้ทรัพยากรอะไรไปบ้าง มีปัญหาอุปสรรคอย่างไร
3. รายงานเกี่ยวกับผลที่เกิดขึ้น
4. รายงานเกี่ยวกับผลกระทบที่เกิดขึ้น Feed Back เป็นการรายงานในภาพรวม
BUDGETING การงบประมาณ
การงบประมาณ มองที่การจัดหา จัดทำ และบริหารงบประมาณ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร งบประมาณ Budget หรือต้นทุน Cost คือ เงินหรือทรัพย์สินของที่ใช้ในการดำเนินงานขององค์กร หมายถึงทุนในการดำเนินงาน แบ่งลักษณะงบประมาณได้ 2 ภาค
งบประมาณภาคราชการ Bureaucratic Budgeting จัดสรร จัดทำโดยกระทรวงทบวงกรม ต่างๆ ไปตามความจำเป็น โดยจัดสรรตามแผนงานโครงการ
งบประมาณของภาคเอกชน Private Budgeting เป็นทุนที่บริษัท ห้างร้าน ได้มาจากการระดมทุน เช่น หุ้น เงินกู้จากแหล่งธุรกิจ หรืออาจมาจากทุนส่วนตัวการบริหาร จัดสรรมาจากคณะกรรมการ Board ตามแผนงานที่คณะกรรมการได้กำหนดนโยบาย หรือกลยุทธ์ไว้
ความสำคัญของงบประมาณ
งบประมาณ ถือเป็นปัจจัยสำคัญในการบริหาร การดำเนินงานต้องอาศัยเงินงบประมาณ ส่วนราชการ ไม่สามารถผลิตได้เอง เช่น เงินเดือน การก่อสร้าง รถยนต์พาหนะต่างๆ จำเป็นต้องจัดหาด้วยเงินงบประมาณทั้งสิ้น
แหล่งที่มา
http://www.google.co.th/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&ved=0CGAQFjAH&url=http%3A%2F%2F202.143.156.3%2Fadmin%2Fadmin9%2Fpos.doc&ei=Yq31T9bgAcXmrAfe4sXCBg&usg=AFQjCNE8npUXE2N1FZpptHChtYBy5w1-dg&sig2=-oteg5sVDydYowpVKQ0Dcw
